Mamy archiwum!
Małymi krokami i wolniej niż byśmy chcieli, ale jednak! Nasze biuro przy Sienkiewicza 52 w Łodzi przechodzi remont. Pierwszym wyremontowanym pomieszczeniem było archiwum, w którym przechowujemy akta wszystkich, zarówno otwartych, jak i zakończonych spraw. Nie bez powodu na archiwum poświęciliśmy aż jedno, całe pomieszczenie, bo choć już w 2016 r. wprowadziliśmy akta elektroniczne i sukcesywnie ograniczamy ilość papieru, to nadal przechowujemy w nim ponad 3 000 teczek i segregatorów. Jak poradzić sobie z taką ilością akt?
Jak opisujemy akta?
Każde akta mają swoją kancelaryjną sygnaturę, zawierającą skrót przypisany do danego klienta, rok i numer sprawy. Poza sygnaturą sprawy na aktach znajduje się także krótki opis sprawy, ułatwiający zidentyfikowanie jej przedmiotu. W ten sposób opisywane są zarówno akta papierowe, jak i elektroniczne.
Jak tworzymy kancelaryjne sygnatury spraw?
Najpierw wymyślamy skrót, którego używamy do oznaczania spraw tylko tego konkretnego klienta. Skrót ten tworzą trzy albo cztery litery, które łatwo skojarzyć z danym klientem. Najczęściej są to trzy pierwsze litery nazwiska/nazwy. Jeśli jednak tak utworzony skrót jest identyczny, jak skrót już używany dla innego klienta, to dodajemy do niego kolejną literę z nazwiska/nazwy, tak żeby nie powielać już istniejącego. I tak na przykład akta pana Igora Iksińskiego będą zaczynały się od skrótu „IKS”. Ale jeśli za jakiś czas będziemy mieć nowego klienta Marcela Iksińskiego, to jego akta będą zaczynały się na „IKSI” tak, aby nie myliły się z pierwszym panem Iksińskim.
Do tak utworzonej sygnatury dodajemy rok założenia akt dla danej sprawy, a po nim numer sprawy, czyli liczbę oznaczającą ilość wcześniejszych spraw w danym roku, u danego klienta. Czyli trzecia w tym roku sprawa pana Igora Iksińskiego będzie miała sygnaturę IKS-2024-03. Natomiast jeśli następną sprawę pan Igor zleciłby nam w styczniu przyszłego roku, to dostanie ona sygnaturę IKS-2025-01. Na końcu sygnatury wpisujemy krótki opis, pozwalający szybko zidentyfikować sprawę, np. IKS-2024-03 o zapłatę przeciwko Igrekowskiemu.
Jak przechowujemy akta toczących się postępowań?
Po pierwsze, w formie papierowej w pomieszczeniu archiwum – w koszulkach, teczkach bądź segregatorach, w zależności od rozmiaru akt. Segregatory ustawione są w archiwum w kolejności alfabetycznej od nazw bądź nazwisk naszych klientów, a akta poszczególnych klientów dodatkowo ułożone są w kolejności chronologicznej. Dzięki temu do akt zawsze jest łatwy dostęp, a jednocześnie jest w nich porządek.
Po drugie, w formie elektronicznej, w tzw. chmurze, do której mamy dostęp zarówno przez przeglądarkę, jak i z poziomu dysku komputera i telefonu. Każdy klient ma osobny folder, opisany nazwą bądź nazwiskiem, w którym znajdują się foldery poszczególnych spraw. W nich z kolei znajdują się pliki z naszymi pismami, także w wersji edytowalnej oraz skany korespondencji wychodzącej i przychodzącej.
Co z aktami po zakończeniu postępowania?
Po prawomocnym zakończeniu całego postępowania, akta elektroniczne przenosimy do osobnego folderu „Archiwum”, a akta papierowe trafiają do pudła archiwizacyjnego. W osobnym pliku zapisujemy, jakie akta znajdują się w danym pudle, dzięki czemu możemy bez problemu odnaleźć każdą zakończoną sprawę.
Akta przechowujemy przez okres 10 lat, licząc od dnia zakończenia postępowania. Po tym okresie akta są niszczone, z czego sporządzany jest protokół.
Dzięki temu, jeszcze nigdy nie zdarzyło nam się zgubić jakiegokolwiek pisma i później w panice szukać go przed rozprawą.
